Che cos'è un sistema di qualità 

Un Sistema Qualità  può essere in generale definito, in accordo con la norma UNI EN 28402 [4], come l'insieme di:

• struttura organizzativa

• responsabilità 

• procedure

• procedimenti

• risorse

messi in atto per la conduzione aziendale per la qualità .

Il Sistema Qualità  interessa tutte le fasi, a partire dalla identificazione iniziale delle esigenze del cliente fino al loro soddisfacimento (UNI EN 29004) [4].

Qualità  significa rispetto del Cliente e soddisfazione del Cliente.

La progettazione di un Sistema Qualità  aziendale deve costituire un'attività  di priorità  assoluta.

Le premesse per poter iniziare sono:

• forte impegno della Direzione, che deve essere assolutamente convinta del progetto e dei ritorni che potrà  dare

• possibilità  e volontà  di investimento in termini economici e di impegno del personale, coinvolto in attività  non direttamente produttive per parte del suo tempo

• disponibilità  di personale in grado di comprendere e partecipare alla scelta della Direzione.

La principale figura da individuare in questa fase preliminare di progettazione del sistema qualità  è quella di un responsabile interno per la Assicurazione della Qualità , che dovrà  non solo supportare il consulente nel presentargli i meccanismi di funzionamento dell'Azienda, ma anche coinvolgere tutti i dipendenti nel processo di riorganizzazione del lavoro e di documentazione delle attività .

La figura dovrà  essere individuata valutando le capacità  di comunicazione del candidato, la sua leadersheep in azienda, la sua capacità  di mantenere il pieno appoggio della Direzione.

Il forte coinvolgimento della Direzione costituisce il fattore determinante per il successo del progetto. Le inevitabili difficoltà  iniziali e le resistenze di chi non sarà  favorevole al cambiamento non potranno essere superate senza il pieno e cosciente appoggio della Direzione.

Da ultimo, ma non meno importante, va ricercato il coinvolgimento di tutti i dipendenti. Il Sistema Qualità  deve coinvolgere tutti e far evolvere l'Azienda attraverso un processo di miglioramento continuo con il contributo attivo e costruttivo di tutti.

La durata delle attività  di preparazione è ovviamente variabile in funzione della dimensione dell'azienda e dell'importanza attribuita dalla direzione al progetto (e quindi dall'investimento fatto in termini di supporto al consulente).

Un'ipotesi di massima potrebbe prevedere tempi variabili fra 1 e 2 anni.

L'attività  di implementazione del sistema può infatti essere suddivisa nelle seguenti fasi:

• analisi preliminare e definizione di un piano di lavoro (4 - 6 mesi)

• definizione e realizzazione del Sistema Qualità , con scrittura del manuale e delle procedure (8 - 10 mesi)

• attivazione del sistema e formazione del personale (2 - 4 mesi).

Va poi considerato un periodo di completamento dell'iter burocratico di 2 - 4 mesi.

Il principale errore da evitare, fonte di problemi infiniti, è quello di voler prendere troppo alla lettera il testo della norma prescelta, con la giustificazione di non voler correre rischi durante la visita di certificazione.

Il testo di qualunque norma va invece letto, studiato, analizzato e soprattutto interpretato in funzione delle caratteristiche e dell'organizzazione dell'azienda.

E' meglio partire con qualche formalismo in meno e poi completare il sistema se e quando necessario, piuttosto che mettere in piedi un castello di procedure, documenti e report impossibili da seguire e da mantenere aggiornati.

Un sistema non utilizzabile sarà  rifiutato e potrà  al massimo essere utilizzato come 'demo' per tentare di ottenere il 'bollino' di certificazione.

Si annullerebbe così di fatto il significato dell'investimento aziendale, che si potrà  invece ripagare solamente con i vantaggi di una migliore organizzazione realmente condivisa, applicata e partecipata.

Da un'indagine AICQ [5], fra i principali problemi denunciati dalle aziende, rientrano proprio l'interpretazione della norma per una corretta applicazione alla realtà  aziendale, l'eccessiva produzione di carta e la gestione della documentazione. [3]

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