Definizione dei requisiti funzionali
L'Ente Progettazione (o il Responsabile del Progetto, quando l'acquisto del software sia effettuato per uno specifico prodotto software) individuerà un Incaricato di Progetto cui viene assegnato il compito di definire i requisiti funzionali che dovranno essere posseduti dal software da acquisire e, successivamente, di procedere alla acquisizione di tutte le informazioni necessarie e disponibili per condurre l'attività di valutazione.
Al fine di definire i requisiti funzionali necessari, l'Incaricato di Progetto redigerà un documento di Specifica dei Requisiti del Software con un livello di dettaglio adeguato alla criticità del software da acquisire.
Prima di procedere con l'attività di valutazione, il documento di Specifica dei Requisiti del Software viene sottoposto all'approvazione del Responsabile di Progetto (o, quando esso non è presente, all'approvazione del Responsabile dell'Ente Progettazione).
Sulla base di quanto definito nel documento di Specifica dei Requisiti del Software, l'Incaricato di Progetto individuerà , attraverso una indagine di mercato, i software acquisibili sul mercato (COTS) che, per i requisiti di massima da essi implementati, risultano "candidati" all'acquisizione; l'Incaricato di Progetto procederà quindi alla loro valutazione.