Una definizione
La valutazione della formazione, considerando la sua importanza nel contesto aziendale, diviene strategica in termini di Costi/Benefici ottenuti: un progetto di formazione infatti, per le risorse umane e strumentali impegnate, per i risultati attesi e per l'orizzonte temporale di riferimento, può essere qualificato come un investimento, ossia "un impiego di capitale per l'acquisizione di beni e servizi suscettibili di fornire nel tempo, attraverso il processo produttivo, un'utilità economica diretta o indiretta (Bierman, 1988, in Didaforum, 1995).
Tuttavia, sul piano concreto si può facilmente rivelare quanto sia difficile in termini aziendali una configurazione del calcolo di redditività degli investimenti formativi, ossia la stesura di un modello di analisi costi/benefici, intendendo con esso un procedimento di valutazione di un progetto attraverso il confronto tra i costi e i benefici del progetto stesso.
L'analisi dei costi/benefici è una metodologia o un insieme di procedure che permette di:
- argomentare i programmi di formazione esistenti;
- sviluppare una maggiore comprensione del sistema di formazione esistente;
- determinare la riduzione delle spese di formazione e contemporaneamente di aumentare l'efficienza del sistema;
- determinare il miglioramento dei risultati della formazione attraverso una maggiore efficacia;
- valutare la flessibilità e il ritorno di investimento.
Lo svolgimento di un'analisi costi/benefici richiede cinque fasi di lavoro:
- identificare i bisogni e le variabili fondamentali per l'analisi;
- definire un modello e le sue ipotesi;
- raccogliere le informazioni (quantitative e qualitative);
- calcolare i costi e i benefici, dando un significato univoco alle varie voci;
- usare i risultati dell'analisi come strumento di supporto ad una scelta gestionale.
La valutazione della formazione in termini di rapporto costi/benefici diviene quindi uno strumento di supporto alle decisioni in merito all'utilizzazione ottimale delle risorse disponibili: questa prospettiva dovrebbe vedere il coinvolgimento di tutti gli aspetti della formazione, con riferimento ad elementi più propriamente legati alla qualità tecnica, all'erogazione (tempestività dell'intervento) e soprattutto alla percezione, inteso come l'elemento soggettivo che il cliente sperimenta al momento della fornitura del servizio (qualità percepita-qualità attesa).
Si indicano tre termini per individuare la misura del rapporto costi/benefici:
- migliorare l'efficienza: significa raggiungere gli stessi risultati a costi minori.
- migliorare l'efficacia: giungere a risultati migliori mantenendo costanti i costi.
- migliorare la produttività : significa ottenere migliori risultati produttivi a costi inferiori.
Efficacia ed efficienza non vanno assunti come sinonimi: valutare l'efficacia vuol dire concentrarsi sul miglioramento dei benefici attesi, mentre valutare l'efficienza vuol dire focalizzarsi sulla riduzione dei costi (Fit, in Didaforum, 1995). Una buona qualità del processo formativo è individuata da alti livelli di:
- Efficienza, ovvero i criteri di natura prettamente finanziaria ed economica.
- Efficacia, data dalla capacità di un corso di raggiungere effettivamente gli obiettivi dichiarati al momento della progettazione-programmazione formativa.
- Pertinenza, ovvero la capacità di sviluppare azioni formative concordanti con i requisiti strategici, metodologici e tecnici definiti dall'autore della valutazione.
- Rispondenza, intendendo la capacità del prodotto di corrispondere ai bisogni formativi degli utenti.
- Rilevanza, data dalla capacità dell'azione formativa di evidenziarsi, rispetto ad altri interventi, per il tono più marcato delle innovazioni.
- Effetto moltiplicatore, ovvero il realizzarsi di un ciclo positivo nel contesto di riferimento dovuto all'azione formativa stessa, dando vita ad un fenomeno di diffusione di elementi rilevanti o di condizioni di riproducibilità più favorevoli.
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