Qualità del software
Cos'è un sistema qualità
Un Sistema Qualità può essere in generale definito, in accordo con la norma UNI EN 28402, come l’insieme di:
- struttura organizzativa,
- responsabilità
- procedure
- procedimenti
- risorse
messi in atto per la conduzione aziendale per la qualità.
Il Sistema Qualità interessa tutte le fasi, a partire dalla identificazione iniziale delle esigenze del Cliente fino al loro soddisfacimento (UNI EN 29004).
Qualità significa rispetto del Cliente e soddisfazione del Cliente.
Perché le aziende si certificano
Le motivazioni che spingono un’azienda di informatica a certificarsi possono essere di natura interna, esterna, o un mix dei due casi.
Rispetto le motivazioni interne, i vantaggi che un buon Sistema Qualità può apportare ad un’Azienda si traducono sia nella riduzione dei costi, sia nel miglioramento continuo dei processi e dei prodotti.
L’ottimizzazione dell’organizzazione e la definizione di processi standardizzati, controllati e documentati non possono che migliorare i risultati dell’azienda, ed essere quindi un importante elemento di competitività in un mercato sempre meno disponibile ad accettare improvvisazione e disorganizzazione.
La qualità del prodotto o del servizio non potrà mai essere superiore a quella del processo che lo genera.
Rispetto le richieste esterne, le aziende intraprendono la strada della qualità spinte dalle richieste più o meno vincolanti da parte dei committenti pubblici e privati. Diversi gruppi industriali già da tempo impongono ai propri fornitori l’adozione di un sistema qualità, che offre maggiori garanzie sui risultati della fornitura ed una semplificazione dei metodi di controllo.
Anche il settore pubblico, con i requisiti dei bandi di gara, contribuisce alla spinta in tale direzione.
Premesse necessarie
La progettazione di un Sistema Qualità aziendale deve costituire un’attività di priorità assoluta.
Le premesse per poter iniziare sono:
- forte impegno della Direzione, che deve essere assolutamente convinta del progetto e dei ritorni che potrà dare
- possibilità e volontà di investimento in termini economici e di impegno del personale, coinvolto in attività non direttamente produttive per parte del suo tempo
- disponibilità di personale in grado di comprendere e partecipare alla scelta della Direzione.
I passi verso la certificazione
La prima attività richiesta per iniziare il percorso della certificazione è quella di svolgere, assieme ad una società di consulenza, una analisi preliminare della propria organizzazione e dei propri processi lavorativi.
La fotografia risultante sarà confrontata con le caratteristiche richieste dalla norma prescelta (che in Italia, salvo casi particolari in particolari categorie merceologiche, sarà la ISO 9001).
Questa fase di analisi preliminare serve anche alla società di consulenza per definire un preventivo, ed alla azienda che deve certificarsi per conoscere e valutare il consulente.
Una buona analisi preliminare produrrà anche un progetto delle attività che saranno sviluppate, completo dei tempi di sviluppo e dell’impegno richiesto a supporto del lavoro del consulente.
Sarà ovviamente da verificare, per la certificazione di aziende informatiche, che il consulente prescelto abbia una consolidata e aggiornata esperienza e conoscenza dei processi e delle principali tecnologie informatiche.
Le figure aziendali coinvolte
La principale figura da individuare in questa fase preliminare di progettazione del sistema qualità è quella di un responsabile interno per la Assicurazione della Qualità, che dovrà non solo supportare il consulente nel presentargli i meccanismi di funzionamento dell’Azienda, ma anche coinvolgere tutti i dipendenti nel processo di riorganizzazione del lavoro e di documentazione delle attività.
La figura dovrà essere individuata valutando le capacità di comunicazione del candidato, la sua leadership in azienda, la sua capacità di mantenere il pieno appoggio della Direzione.
Il forte coinvolgimento della Direzione costituisce il fattore determinante per il successo del progetto. Le inevitabili difficoltà iniziali e le resistenze di chi non sarà favorevole al cambiamento non potranno essere superate senza il pieno e cosciente appoggio della Direzione.
Da ultimo, ma non meno importante, va ricercato il coinvolgimento di tutti i dipendenti. Il Sistema Qualità deve coinvolgere tutti e far evolvere l’Azienda attraverso un processo di miglioramento continuo con il contributo attivo e costruttivo di tutti.
La durata della fase preparatoria
La durata della fase preparatoriaLa durata delle attività di preparazione è ovviamente variabile in funzione della dimensione dell’azienda e della importanza attribuita dalla direzione al progetto (e quindi dall’investimento fatto in termini di supporto al consulente).
Un’ipotesi di massima potrebbe prevedere tempi variabili fra 1 e 2 anni.
L’attività di implementazione del sistema può infatti essere suddivisa nelle seguenti fasi:
- analisi preliminare e definizione di un piano di lavoro (4-6 mesi)
- definizione e realizzazione del Sistema Qualità, con scrittura del manuale e delle procedure (8-10 mesi)
- attivazione del sistema e formazione del personale (2-4 mesi).
Va poi considerato un di completamento dell’iter burocratico di 2-4 mesi.
Problemi riscontrabili
Il principale errore da evitare, fonte di problemi infiniti, è quello di voler prendere troppo alla lettera il testo della norma prescelta, con la giustificazione di non voler correre rischi durante la visita di certificazione.
Il testo di qualunque norma va invece letto, studiato, analizzato e soprattutto interpretato in funzione delle caratteristiche e dell’organizzazione dell’azienda.
E’ meglio partire con qualche formalismo in meno e poi completare il sistema se e quando necessario, piuttosto che mettere in piedi un castello di procedure, documenti e report impossibili da seguire e da mantenere aggiornati.
Un sistema non utilizzabile sarà rifiutato e potrà al massimo essere utilizzato come 'demo' per tentare di ottenere il 'bollino' di certificazione.
Si annullerebbe così di fatto il significato dell’investimento aziendale, che si potrà invece ripagare solamente con i vantaggi di una migliore organizzazione realmente condivisa, applicata e partecipata.
Da una indagine AICQ, fra i principali problemi denunciati dalle aziende, rientrano proprio l’interpretazione della norma per una corretta applicazione alla realtà aziendale, l’eccessiva produzione di carta e la gestione della documentazione.
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